manejo de archivos 

 Evitar acumulación de volumen en las unidades de conservación (actualmente se usan A-Z que a partir del primer semestre del 2007 se cambiarán por 

   carpetas desacificadas (libre de ácido), motivo por el cual las A-Z se eliminaran); una carpeta puede conservar adecuadamente un volumen de

   documentos entre 120 y 200 folios.

 En caso de sobrepasar los 200 folios, hay que adicionar carpetas y organizar los documentos respetando su orden. Ejemplo: Carpeta 1 de 2 y carpeta 2

   de 2 del asunto Historia Laboral.

 Debe evitar subrayar, aplicar resaltador o cualquier tipo de marca, perforar, grapar y anillar los documentos.

 Si requiere grapar, debe colocar una protección de papel bond blanco que aisle el gancho metálico y evite la oxidación, se debe hacer el mismo

   procedimiento en caso de colocar clips, gancho mariposa metálicos.

 Se deben aplicar ganchos plásticos o con recubrimiento.

 Se deben utilizar cajas de archivo (a partir del primer semestre del año 2007 se implementaran, motivo por el cual las A-Z se eliminarán).

 En caso de que las revistas, perió dicos, folletos, cartillas, fotos, disquetes, videos, cd, casettes entre otros formen parte de un expediente, se deben

   colocar en la parte final de la carpeta, como anexos y se hará referencia, respecto al folio al cual pertenecen.

 En lo posible se debe foliar en el momento en el cual se incorporen los documentos al expediente, con lápiz de mina negra blanda, en la parte superior

   derecha; esto evitara que existan faltantes inexplicables, sólo se debe anotar un número por folio, y se hace igualmente en el orden en que se producen

   ó reciben los documentos y el último número debe corresponder al último documento recibido.

 Cuando reciba documentos, registre los datos de recibido (nombre de quien lo recibe, fecha y hora) en el vértice inferior derecho del documento, con

   esfero tinta negra.

 La impresión de documentos de un mismo asunto, en lo posible debe hacerse en el mismo tipo de papel (gramaje, oficio ó carta) y de fuente, utilizando

   la misma impresora.

 Las notas internas, son documentos para trámite inmediato y No forman parte del expediente, si la información es muy importante es mejor elaborar un

   memorando.

 Cabe aclarar que este instructivo es un resumen de las pautas correctas y recomendaciones sobre los aspectos más importantes de la archivística,

   por lo tanto, cualquier inquietud, o ampliación de algún punto, con gusto estar é disponible a resolver, además este proceso se realizará siempre con mi

   acompañamiento permanente cuando así se requiera.